هشت روش طلایی برای افزایش کارایی روزانه
8 روش عالی برای دوبرابر کردن بهره وری
نظم و مدیریت زمان از صفات تمام افراد موفق است چه در ایران یا خارج از ایران اینگونه بوده است . خوشبختانه، مهارتهای مدیریت زمان را میتوان با تمرین و تکرارآموخت. با به کارگیری ایده های زیر میتوانید یکی از بهره ورترین افراد در حوزه ی کاری خود باشید.
1. تصمیم بگیرید
هر تغییر مثبتی در زندگی با تصمیمی روشن دربارهی اینکه میخواهید کاری را انجام دهید یا دست از انجام کاری بردارید، آغاز میشود. تغییرات مهم زمانی شروع میشوند که تصمیم می-گیرید به کاری وارد یا از آن خارج شوید. طفره نروید و سریع تصمیم بگیرید. قطعیت و تصمیم-گیری سریع یکی از ویژگیهای مهم مردان و زنان موفق و شاد است که با تمرین و تکرار مداوم میتوانید به آن دست یابید تا جایی که برایتان مثل نفسکشیدن شود.
واقعیت ناراحت کننده این است که مردم فقیراند چراکه هنوز تصمیم نگرفته اند ثروتمند شوند. اضافه وزن دارند و متناسب نیستند چون هنوز تصمیم نگرفته اند الغر و متناسب باشند. زمان را هدر میدهند و ناکارآ هستند چون هنوز تصمیم نگرفته اند در هر کاری که انجام میدهند مولد و به رهور باشند.
همین امروز تصمیم بگیرید که میخواهید در مدیریت زمان و بهرهوری فردی خبره شوید، صرف نظر از اینکه چقدر طول بکشد و چقدر برای رسیدن به آن باید سرمایه گذاری کنید. امروز تصمیم بگیرید که میخواهید این اصول را بارها و بارها تمرین کنید تا برایتان عادت شوند. خود را وادارکنید تا آنچه برای بهترین شدن در حوزه ی خود لازم است انجام دهید.
شاید بهترین تعریف برای انضباط نفساین باشد: توانایی وادار کردن خود به انجام آنچه باید انجام دهید در زمان مقرر، چه دوست داشته باشید و چه نداشته باشید. مسلماً انجام آنچه دوست دارید آسان است. اما زمانی که کاری را دوست ندارید و خود را وادار به انجام آن میکنید، زندگی و حرفه ی خود را به مسیر پیشرفت و موفقیت میبرید.
برای شروع پیشرفت در حوزهی کاری خود چه تصمیماتی باید بگیرید؟ این تصمیمات هر چه که هستند، وارد یا خارج شدن از کاری، همین امروز آنها را قطعی کرده و شروع کنید. این عمل به تنهایی میتواند کل مسیر زندگیتان را تغییر دهد.
2. اهداف و مقاصد روشن تعیین کنید.
شاید مهمترین واژه برای موفقیت در زندگی وضوح باشد. هشتاد درصد موفقیت شما به روشن و واضح بودن آنچه برای به دست آوردنش تالش میکنید بستگی دارد.
متاسفانه 88% یا بیشتر شکستها و ناکامیها برای افرادی اتفاق میافتد که در مورد آنچه میخواهند و روش رسیدن به آن نامطمئن و سردرگم هستند. میلیاردر نفتی بزرگ اچ. ال. هانت میگوید موفقیت تنها دو شرط دارد. اول تصمیم بگیرید که دقیقاً چه میخواهید. بیشتر مردم هرگز این کار را نمیکنند. دوم بهایی که باید برای رسیدن به آن بپردازید تعیین کنید و تصمیم بگیرید که آن را بپردازید.
تقریباً هرچیزی که بخواهید میتوانید داشته باشید، به شرطی که بخواهید هزینه ی آن را بپردازید. طبیعت همیشه میخواهد که هزینه را کامل و از قبل بپردازید.
3. برای هر روز از قبل برنامه ریزی کنید
برنامه ریزی روزانه برای افزایش بهرهوریتان کاملا ضروری است. برای موفقیت باید »فرمول شش P« را تمرین کنید البته به قول استاد درگی ، خیلی دربند این اصطالحات و تعداد P ها نباشید.طبق این فرمول »برنامهریزی قبلی مناسب از عملکرد ضعیف جلوگیری میکند«. برنامه ریزی مناسب نشانه ی افراد حرفهای است. همه ی مردان و زنان موفق زمان کافی صرف برنامه ریزی قبلی برای فعالیتهایشان میکنند. قانون 10/90 را به یاد داشته باشید که میگوید ده درصد زمانی که قبل از شروع صرف برنامه ریزی فعالیتهایتان میکنید، صرفه جویی 90 درصدی در زمان موردنیاز برای انجام آن فعالیتها به دنبال خواهد داشت.
همیشه روی کاغذ فکر کنید. زمانی که قبل از شروع، برنامه های خود را با جزئیات روی کاغذ می آورید، چیزی شگفت انگیز میان ذهن و دست شما اتفاق میافتد. نوشتن در حقیقت تفکر شما را تقویت میکند. خالقیت شما را برمیانگیزد و شما را قادر میسازد بسیار بهتر از زمانی که تنها از ذهنتان استفاده میکنید تمرکز کنید.
با تهیه ی یک لیست اصلی از هر چیزی که فکر میکنید برای آیندهی بلندمدت باید انجام دهید، شروع کنید. این لیست اصلی، لیست کنترل مرکزی زندگیتان خواهد بود. هر وقت کار جدیدی برای انجام دادن به فکرتان رسید آن را به لیست اصلی اضافه کنید.
در آغاز هر ماه، یک لیست ماهانه از هرکاری که باید در هفتههای آتی انجام دهید، تهیه کنید. سپس لیست ماهانه را به لیستهای هفتگی تقسیم کنید و مشخص کنید دقیقاً چه زمانی میخواهید کارهایی تعیین شده برای این ماه را شروع و تمام کنید . من همیشه در کلاس ها و کارگاه ها این موضوع را عنوان میکنم و روش نتیجه گیری آن را تضمین میکنم .
نهایتاً و مهمتر از همه لیستی روزانه از فعالیتهایتان، ترجیحاً از شب قبل، تهیه کنید تا ذهن ناخودآگاهتان بتواند در طول خواب روی لیست کار کند. همیشه از روی لیست کار کنید. هر موردی که انجام میدهید خط بزنید. این پیگیری، به شما حس موفقیت و پیشرفت فردی مداوم خواهد داد. خط خوردن تدریجی موارد از لیست به شما انگیزه و انرژی بیشتر میدهد.
طبق گفتهی متخصصین مدیریت زمان، کار کردن از روی لیست، بهرهوری شما را از همان روز اول
22% بالا میبرد.
4. فوری را از مهم جدا کنید.
کارهایی که طی روز انجام میدهید در چهار دسته جای میگیرند. این دسته ها با تقسیم کارها به فوری یا غیرفوری، و مهم یا بیاهمیت تعریف میشوند و در همین زمینه هم در سایت در بخش مدیریت زمان ، مطالب مختلفی آورده شده است .
اولین نوع کار، هم فوری و هم مهم است. چیزی که باید فوراً انجام دهید. امور فوری و مهم مثل تماسهای تلفنی، قرارهای کاری و تماسهای مشتریان تقریباً همیشه توسط دیگران تعیین میشوند. آنها الزامات حیاتی شغلتان هستند. به تعویق انداختن آنها مشکلات جدی ایجاد میکند. بیشتر افراد تمام روز مشغول انجام اموری هستند که هم فوری و هم مهم اند.
دسته ی دوم، امور مهم اما غیر فوری هستند. این کارها معمولا بهترین پیامدهای بلندمدت ممکن را دارند. مواردی مثل نوسازی یا بازآفرینی فردی، به روزکردن دانش و مهارتهایتان، تناسب اندام و ورزش، و وقت گذراندن با خانواده تان از این دسته هستند.
دسته ی سوم، امور فوری اما بیاهمیت هستند، شامل تماسهای تلفنی، ورود سرزده ی همکاران برای دیدن شما، مکالمات روزمره در مورد برنامه های تلویزیون و غیره.
بزرگترین تلف کننده های زمان، فعالیتهای هستند که نه فوری اند و نه مهم. کارهایی که کاملا بی-ربط و بی اهمیت اند و هیچ نتیجه ای ندارند، مثل خواندن روزنامه، تماس با دوستان ، صحبت راجع به فوتبال استقلال و پرسپولیس و پرسیدن اینکه برای شام چه دارید یا رفتن به خرید. اینها هیچ فایدهای برای شرکت شما یا اهداف فردیتان ندارند. این ها را بگذارید برای آینده و زمان های مرده ، تا تمرکز و انرژیتان حفظ شود.
همیشه از خود بپرسید »نتایج بلندمدت انجام این کار چیست؟ اگر این کار را نمیکردم، چه می-شد؟«. پاسخ شما راهنمای انتخاب اولویتها خواهد بود.
2. از قانون کارایی اجباری استفاده کنید
این قانون میگوید هرگز زمان کافی برای انجام همهچیز وجود ندارد اما همیشه زمان کافی برای انجام مهمترین چیزها در اختیار داریم. وقتی برای انجام یک کار مهم که نتایج قابل توجهی خواهد داشت تحت فشار زیاد قرار بگیرید، روی آن سخت کار میکنید و تا موعد مقرر به انجام میرسانید.
بسیاری از مردم نمیتوانند خود را به تکمیل کار پیش از موعد عادت دهند. آنها میگویند که تحت فشار بهتر کار میکنند. اما هیچکس تحت فشار بهتر کار نمیکند. این فقط توجیهی برای مدیریت زمان ضعیف است. وقتی تحت فشارید، نه فقط استرس بیشتری دارید، بلکه بیشتر اشتباه میکنید. این اشتباهات اغلب باعث میشوند کار نیاز به انجام مجدد پیدا کند.
چهار سوال مهم وجود دارند که برای افزایش کارآیی و دوبرابر کردن بهرهوری میتوانید از خود بپرسید:
اول، قبل از شروع کار بپرسید »بهترین استفادهی ممکن از زمانم چیست؟« چه کاری ببیشترین ارزش را برای شغل و زندگی شما خواهد داشت؟ چه کاری بیشترین سود یا بالاترین منافع را برای شما و شرکتتان خواهد داشت؟ با رییس خود و افراد دیگر صحبت کنید. از آنها اطلاعات بگیرید.
باید به این سوال پاسخ کاملا روشن بدهید و تمام مدت روی این فعالیتهای ارزشمند کار کنید.دوم، مرتب از خود بپرسید »چرا حقوق میگیرم؟« دقیقاً برای انجام چه کاری استخدام شده اید؟ از میان تمام این کارها، چند دستاوردی که تعیین کننده ی موفقیت شغلیتان هستند، کداماند؟ پاسخ این سوال هرچه باشد، همان فعالیتهایی است که باید تمام روز بر آنها تمرکز کنید.
سوال سوم برای حداکثر کارآیی این است: »کاری که تنها شما میتوانید انجام دهید و اگر خوب انجام شود تفاوت چشمگیری ایجاد میکند چیست؟« در هر زمان معین تنها یک پاسخ به این سوال وجود دارد. این کاری است که اگر انجامش ندهید، انجام نخواهد شد. اما اگر انجامش دهید و خوب انجام دهید میتواند تفاوت بزرگی ایجاد کند. این کار هرچه باشد باید قبل از هرچیز دیگری روی آن تمرکز کنید. این جایی است که میتوانید بیشترین تاثیر خود را بگذارید.
سوال چهارم شاید بهترین سوال مدیریت زمان باشد.: »ارزشمندترین استفاده از زمانم همین حالا چیست؟« همیشه این سوال را از خود بپرسید که همین حاال بهترین استفادهای که از وقت میتوانم بکنم چیست؟ و پاسخ این سوال هرچه باشد بیشتر اوقات باید در حال انجام آن باشید.
توانایی پرسش و پاسخ به این سواالت به صورت مرتب شما را در مسیر پیشرفت و ارائه ی بهترین عملکرد نگه میدارد. »ارزشمندترین فعالیتهای من کداماند؟ من برای چه حقوق میگیرم؟ چه کاری است که من و فقط من میتوانم انجام دهم و اگر خوب انجام شود تفاوت بزرگی ایجاد میکند؟« و »بهترین استفادهی ممکن از زمانم در حال حاضر چیست؟«
خود را عادت دهید که تنها روی پاسخ به این سوالها کار کنید. همین به تنهایی بهره وری تان را دوبرابر خواهد کرد.
6. در نقاط اوج انرژیتان کار کنید.
یکی از مهمترین الزامات بهره وری سطوح بالای انرژی فیزیکی، روانی و عاطفی است. تمام افراد بهره ور، موفق و پردرآمد سطح بالایی از انرژی دارند که طی دورههای بلند زمانی آن را حفظ میکنند.
برای ایجاد و حفظ انرژی بالا باید تغذیه ی مناسب، ورزش مناسب و استراحت مناسب داشته باشید. باید غذاهای سبک و مغذی با پروتئین بالا خورید و از چربیها، شکر، محصولات دارای آرد سفید، پاستا، سیبزمینی، چلوکباب کوبیده ، آبنبات، نوشیدنیهای کارخانهای و انواع دسرها پرهیز کنید. همچنین نیاز دارید مرتب ورزش کنید، سه تا پنج بار در هفته و هربار 30 تا 60دقیقه.
به اندازه ی کافی استراحت کنید، مخصوصاً اگر سخت کار میکنید. شما به حداقل هفت یا هشت ساعت خواب شبانه و گاهی اوقات بیشتر نیاز دارید. اگر خواهان بهترین عملکرد خود هستید باید هفتهای حداقل یک روز کامل و سالی دو هفته ی کامل تعطیل باشید.
باید زمانهایی از روز که شادابتر و هوشیارترید شناسایی کنید. برای بعضی این زمان صبح است. برای بقیه بعداز ظهر یا غروب.کارهای خلاقانه و دشوار را باید طی ساعاتی از روز که در بهترین وضعیت هستید انجام دهید. مخصوصاً وظایف خلاقانه مثل نوشتن گزارش و پروپوزال را در نقاط اوج انرژیتان انجام دهید.
شاید ارزشمندترین دارایی شما در کار، توانایی خوب فکر کردن و موثر عمل نمودن باشد. الزمهیعملکرد و بهره وری حداکثری این است که به خوبی مراقب سالمت جسمی و روانی خود باشید و زمانی که انرژی زیادی دارید روی وظایف مهمتان کار کنید. این کلید اصلی بازدهی بالا و موفقیت است.
7. تفکر مبتنی بر صفر را دائم تمرین کنید.
این یکی از بهترین ابزارهایی است که برای تصفیهی فکر و بهبود کیفیت زندگیتان یاد خواهید گرفت. مرتب از خود بپرسید » آیا چیزی در زندگیام هست که با وجود آنچه الان میدانم اگر به عقب باز میگشتم دیگر واردش نمیشدم؟«
آیا در حال حاضر درگیر چیزی، مثلا یک رابطه یا سرمایه گذاری، هستید که با دانستن آنچه الان میدانید اگر به عقب باز میگشید دیگر وارد آن نمیشدید؟ این یکی از مهمترین سوالاتی است که باید بپرسید و به آن پاسخ دهید.
بسیاری از مردم سالهای زیادی از زندگیشان را صرف کاری میکنند که واقعاً دوست ندارند یا از آن لذت نمیبرند و سپس مجبور میشوند در میانسالی همه چیز را با یک شغل کاملا جدید و در یک مسیر حرفهای جدید شروع کنند.
آیا رابطه ای در زندگیتان، کسب وکارتان یا فعالیتهای فردی و اجتماعیتان هست که با دانستن آنچه الان میدانید اگر به عقب باز میگشید دیگر وارد آن نمیشدید؟ آیا بخشی از کسبوکارتان،
مثلا یک محصول، خدمت، هزینه یا فرآیند، وجود دارد که با دانستن آنچه الان میدانید اگر به عقب باز میگشید دوباره آن را راه اندازی نمیکردید؟
به یاد داشته باشید، موقعیت هرچه باشد، اگر ناراحت کننده باشد احتمالا تغییر نخواهد کرد و در طول زمان بدتر خواهد شد. پس تنها سوال این است که آیا آمادگی و شجاعت رویارویی صادقانه با زندگی خود را آنطور که واقعاً هست دارید؟
با بهکارگیری تفکر مبتنی بر صفر در همهی بخشهای زندگی، خواهید دید که تصمیماتتان چقدر بهتر خواهند شد و چقدر بهرهورتر خواهید بود.
8. شدیداً عملگرا باشید.
من بارها و بارها در این دوره به نیاز به سرعت اشاره کردهام. امروزه همه عجله دارند. مشتریان شما تا امروز حتی نمیدانستند که محصول یا خدمت شما را میخواستهاند اما امروز آن را میخواهند.مردم امروز به طرزی باورنکردنی بیصبر و حوصله هستند. هیچکس دیگر در صف منتظر نمیماند. کاربران اینترنت بیش از هفت تا هشت ثانیه منتظر بارگذاری صفحات وبسایتهای اینترنتی نمیمانند.
بارزترین ویژگی یک فرد با عملکرد عالی این است که دائماً در حرکت است. این فرد برای انجام و تکمیل کار پیشقدم میشود و پیوسته در جهت رسیدن به هدف گام برمیدارد.
در تحلیل نهایی، ما تنها در ازای نتایج دستمزد میگیریم. نتایج همه چیزند. در هر حوزه ای نتیجه گرایی شدید همیشه با بهره وری بالا و عملکرد قوی همراه است.
امروز تصمیم بگیرید که زمانی که فرصت یا نیازی بروز میکند، سریع حرکت کنید. قدم بردارید.اقدامی انجام دهید و آن را ادامه دهید.
نکته ی خوشحال کننده این است که هرچه سریعتر حرکت کنید احساس بهتری خواهید داشت. هرچه سریعتر حرکت کنید، کار بیشتری انجام میدهید. هر چه سریعتر حرکت کنید، انرژی بیشتری دارید. هرچه سریعتر حرکت کنید بیشتر یاد میگیرید و بیشتر تجربه میکنید. و هرچه سریعتر حرکت کنید، درآمد بیشتری دارید، بیشتر دستمزد میگیرید و سریعتر ترفیع پیدا میکنید.